La reforma del registro horario pretende cambiar de forma importante cómo deben registrar la jornada las empresas en España.
El objetivo es avanzar hacia un sistema digital, trazable y accesible que permita conocer con mayor precisión cuándo empieza y termina la jornada, las pausas y las posibles modificaciones realizadas sobre los registros.
Pero hay un punto importante: la obligación de registrar la jornada ya existe; lo que todavía está pendiente es la entrada en vigor de los nuevos requisitos de digitalización.
¿Qué dice actualmente la ley sobre control horario?
El registro de jornada es obligatorio para las empresas desde mayo de 2019.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Eso significa que la obligación de fichar no empieza en 2026. Lo que está cambiando es cómo deberá realizarse ese registro en el futuro.
¿Qué pretende cambiar la nueva normativa de control horario?
La reforma prevista pretende sustituir progresivamente los registros manuales por sistemas digitales con mayores garantías.
Entre los cambios planteados están:
- registro digital de la jornada;
- mayor detalle de entradas, salidas y determinadas interrupciones;
- trazabilidad de las modificaciones;
- identificación del usuario que realiza cambios;
- acceso más sencillo a los registros;
- mayor capacidad de control por parte de la Inspección de Trabajo;
- diferenciación de determinadas horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
La idea es que el registro deje de ser simplemente una hoja donde aparecen unas horas y pase a ser un historial verificable de la jornada laboral.
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?
Este es uno de los puntos donde más confusión existe.
A fecha de septiembre de 2026, la reforma que pretende imponer el registro horario exclusivamente digital todavía no ha entrado en vigor. Su tramitación fue trasladada a septiembre de 2026 después de las cuestiones planteadas durante el proceso regulatorio.
Por tanto: septiembre de 2026 no debe confundirse con la fecha de entrada en vigor. Para que los nuevos requisitos sean obligatorios será necesario que se apruebe el texto definitivo y se publique oficialmente.
¿Se puede seguir fichando en papel o Excel?
Actualmente, sí, siempre que el sistema utilizado permita cumplir las obligaciones legales vigentes y genere registros suficientemente fiables y accesibles.
La reforma prevista pretende que el formato digital pase a ser obligatorio y que sistemas como el papel o determinadas hojas Excel dejen de ser válidos como sistema ordinario de registro.
Por eso, aunque la reforma todavía no esté en vigor, muchas empresas están aprovechando este periodo para abandonar sistemas manuales.
| Actualmente | Reforma prevista | |
|---|---|---|
| Registro diario | Obligatorio | Obligatorio |
| Formato digital | No necesariamente | Previsto como obligatorio |
| Papel/Excel | Pueden ser válidos | Se prevé su eliminación como método ordinario |
| Inicio y fin | Deben registrarse | Se mantiene y amplía el detalle |
| Modificaciones | Deben preservar fiabilidad | Mayor trazabilidad |
| Acceso | Debe estar disponible | Se prevé mayor acceso digital |
| Conservación | 4 años | 4 años |
| Inspección | Puede solicitar registros | Se pretende facilitar acceso telemático |
Importante: la columna relativa a la reforma describe cambios previstos, no obligaciones actualmente vigentes.
Trazabilidad: uno de los cambios importantes
Uno de los principales objetivos de la reforma es evitar que los registros puedan modificarse sin dejar constancia.
En un sistema digital bien planteado, una corrección debería permitir conocer:
- qué registro se modificó;
- quién realizó el cambio;
- cuándo se realizó;
- cuál era el dato anterior;
- y, cuando corresponda, el motivo de la modificación.
Esto aporta seguridad tanto a la empresa como al trabajador.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años.
Durante ese periodo deben permanecer disponibles cuando corresponda para:
- trabajadores;
- representantes legales;
- Inspección de Trabajo.
Digitalizar el proceso facilita especialmente esta parte, porque evita depender de hojas, documentos dispersos o archivos creados manualmente cada mes. En Astia lo resolvemos con un registro trazable y exportable; puedes ver el detalle en el apartado de normativa de Astia Control Horario.
¿Qué deberían hacer las empresas ahora?
No hace falta esperar al último momento.
Una empresa puede revisar ya:
- 1Cómo está registrando actualmente la jornada — ¿papel?, ¿Excel?, ¿aplicación?, ¿tablet?
- 2Si puede localizar rápidamente los registros — ante una consulta o inspección, reconstruir varios meses de información no debería convertirse en un problema.
- 3Si las modificaciones quedan documentadas — corregir un fichaje es normal; modificarlo sin ningún historial es otra cosa.
- 4Si el sistema es sencillo para los trabajadores — el mejor sistema de control horario sirve de poco si nadie sabe utilizarlo.
- 5Si permite crecer — conviene valorar no solo el fichaje, sino también procesos relacionados: vacaciones, ausencias, gestión de empleados, documentos, nóminas e informes.
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Conocer Astia Control HorarioPreguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio tener control horario en 2026?
- Sí. Las empresas ya están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores desde 2019.
- ¿Es obligatorio que sea digital?
- Todavía no de forma general. La reforma que pretende hacer obligatorio el formato digital continúa pendiente de aprobación definitiva.
- ¿Puedo seguir utilizando Excel?
- Actualmente puede utilizarse si el sistema cumple las obligaciones legales aplicables. La reforma prevista pretende sustituir los métodos manuales por registros digitales.
- ¿Cuánto tiempo tengo que conservar los fichajes?
- Cuatro años.
- ¿Puedo modificar un fichaje incorrecto?
- Las correcciones pueden ser necesarias, pero el sistema debería garantizar la fiabilidad y trazabilidad del registro. La reforma prevista refuerza especialmente este aspecto.
